همه ما برای رفع نیازهای خود نیاز به پول داریم زیرا در زندگی روزمره احتیاجاتی داریم که بایستی برای رفع آنها، هزینه پرداخت کنیم. چگونگی و مقدار هزینه‌ها به سبک زندگی ما بستگی دارد. در یک برنامه‌ریزی مالی موفق بین سبک زندگی و میزان درآمد تناسب وجود دارد. به عبارت دیگر فرد به‌گونه‌ای هزینه‌های خود را مدیریت می‌کند که بتواند بخشی از درآمد خود را سرمایه‌گذاری کند تا به اهداف مالی خود دست یابد.
هزینه چیست؟
به زبان ساده، هزینه همان پولی است که برای برآورده‌کردن یکی از نیازها بایستی خرج کنید. سفارش یک شام خوب، خرید لباسهای شیک؛ نمونه‌هایی از هزینه‌های سبک زندگی است. پرداخت اجاره یا شهریه مدرسه فرزندان‌تان نمونه‌هایی از هزینه‌های معمول یا ضروری است. به طور خلاصه، برای خرید هر نوع محصول یا خدمات بایستی هزینه بپردازید و اینها باید مدیریت شوند تا هم به اهداف مالی در آینده دست پیدا کنید و هم استاندارد زندگی خود را در سطح رضایت‌بخشی حفظ کنید.
دسته‌بندی هزینه‌ها
هزینه‌ها را می‌توان از جنبه‌های گوناگونی دسته‌بندی کرد. این کار به ما کمک می‌کند در تشخیص هزینه‌های غیرضروری، مقایسه هزینه‌ها با نرم‌های جامعه و بودجه‌بندی بهتر عمل کنیم. هزینه‌ها را می‌توان به روش‌های گوناگونی طبقه‌بندی کرد. در ادامه نگاهی دقیق‌تر به انواع طبقه‌بندی هزینه‌ها می‌اندازیم:
۱- طبقه‌بندی هزینه‌ها بر اساس ضروری یا اختیاری بودن
هزینه‌های ضروری برای تامین نیازهای ضروری زندگی مانند غذا، آب، مسکن و پوشاک لازم هستند. درآمدتان باید به‌اندازه‌ای باشد که این هزینه‌ها را پوشش دهد. این هزینه‌ها را نمی‌توان از بودجه حذف کرد. در بهترین حالت، می‌توانید آنها را کاهش دهید و یا آنها را در یک بازه معقول متناسب با استانداردهای زندگی‌تان حفظ کنید.
هزینه‌های اختیاری هزینه‌هایی هستند که در انجام‌دادن یا ندادن آنها حق انتخاب دارید. در واقع اجباری به پرداخت این دسته از هزینه‌ها نیست. اگر هزینه‌های ضروری «نیازها» هستند، اینها «خواسته‌ها» هستند. هزینه‌های اختیاری برای بقا ضروری نیستند. بااین‌حال، آنها می‌توانند استاندارد زندگی را بالاتر ببرند و سطح رضایت از زندگی را افزایش دهند.
۲- طبقه‌بندی هزینه‌ها بر اساس ثابت یا متغیر بودن
هزینه‌های ثابت مواردی هستند که مبلغی ازپیش‌تعیین‌شده و ثابت دارند و دقیقاً می‌دانید که برای آنها چقدر قرار است بپردازید. به همین دلیل محاسبه و درج آنها در بودجه بسیار آسان است. هزینه‌های ثابت می‌توانند ضروری یا اختیاری باشد.
هزینه‌های متغیر آن دسته از هزینه‌هایی هستند که تعیین آنها از قبل آسان نیست. مبلغی که برای این محصولات یا خدمات خرج می‌کنید ممکن است از یک ماه به ماه دیگر متفاوت باشد. برای تخمین هزینه‌های متغیر در بودجه، می‌توانید به سوابق گذشته هزینه‌های مشابه نگاه کنید و سپس مشخص کنید که چقدر تمایل دارید برای این هزینه‌های متغیر پرداخت کنید و بر اساس آن، بودجه آنها را تعیین کنید.
۳- طبقه‌بندی هزینه‌ها بر اساس تکراری یا غیرتکراری بودن
هزینه‌های تکراری، هزینه‌هایی هستند که به‌طور مکرر و در دوره‌های زمانی مشخص (اغلب به‌صورت ماهانه) اتفاق می‌افتند. این هزینه‌ها ممکن است ثابت یا متغیر، ضروری یا اختیاری باشند. اما ازآنجایی‌که آنها به‌طور مرتب تکرار می‌شوند، بایستی از قبل در بودجه لحاظ شوند.
هزینه‌های غیرتکراری به‌ندرت اتفاق می‌افتند و به‌صورت معمول در بودجه ماهانه وجود ندارند. اما زمانی که این هزینه‌ها به وجود می‌آیند، می‌توانند بخش قابل‌توجهی از پس‌انداز شما را از بین ببرند. همیشه بهتر است یک اندوخته اضطراری جداگانه برای هزینه‌های غیرمعمول داشته باشید.
۴- طبقه‌بندی بر اساس دسته‌بندی مرکز آمار
طبقه‌بندی بر اساس دسته‌بندی مرکز آمار ایران کمک می‌کند تا بتوانید هزینه‌های خود را با سایر دهک‌های درآمدی و در استان‌های مختلف کشور مقایسه کنید و در صورت نیاز برای مدیریت بهتر هزینه‌ها تصمیمات اصلاحی بگیرید. مرکز آمار هزینه‌های خانوار را به‌صورت زیر دسته‌بندی کرده است:
- هزینه‌های خوراک
- پوشاک و کفش
- مسکن، سوخت و روشنایی
- لوازم، اثاث و خدمات خانوار
- بهداشت و درمان
- حمل‌ونقل و ارتباطات
- تفریحات، سرگرمی‌ها و خدمات فرهنگی
- کالاها و خدمات متفرقه خانوار
مدیریت پول برای پرداخت هزینه‌ها
بخشی از درآمد هر فرد برای پرداخت هزینه‌های زندگی صرف می‌شود. در برنامه‌ریزی مالی شخصی برای پرداخت هزینه‌ها به دو نوع منابع مالی نیاز داریم ۱- پول نقد ۲- اندوخته اضطراری.
۱- پول نقد
مدیریت پول نقد عبارت است از مدیریت روزمره پول نقد و منابع نزدیک به نقد (دارایی‌های نقدی) توسط یک فرد یا خانواده. این دارایی‌ها به این دلیل دارایی‌های نقد در نظر گرفته می‌شوند که یا به‌صورت نقدی نگهداری می‌شوند یا می‌توان آنها را به‌آسانی با مبلغ ناچیزی کمتر از ارزش یا حتی بدون کاهش ارزش به پول نقد تبدیل کرد.
علاوه بر پول نقد، دارایی‌های نقدی دیگری مانند حساب‌های جاری، حساب‌های پس‌انداز، صندوق‌های سرمایه‌گذاری و سایر ابزارهای سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت نیز وجود دارد که می‌توان آنها را سریع و بدون اینکه مقدار قابل‌توجهی از ارزش آنها کاسته شود به پول نقد تبدیل کرد. بر پایه اصول مدیریت برنامه‌ریزی مالی شخصی، نیازهای کوتاه‌مدت با استفاده از پول نقد و نیازهای برنامه‌ریزی نشده یا آتی با استفاده از دارایی‌های نقدی مانند پس‌انداز یا سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت برآورده می‌شوند.
۲- اندوخته اضطراری
یکی دیگر از جنبه‌های مدیریت پول نقد، داشتن یک برنامه پس‌انداز مداوم است که بخش مهمی از برنامه‌ریزی مالی شخصی است. پس‌انداز، اندوخته‌ای برای روز مبادا است تا بتوانید هزینه‌های اضطراری را به‌راحتی بپردازید. افراد در زندگی خود با حوادثی غیرمنتظره‌ای روبرو می‌شوند که به منابع مالی برای حل‌وفصل آنها نیاز دارند. داشتن اندوخته اضطراری برای موارد این‌چنینی بخش مهمی از برنامه‌ریزی مالی شخصی است. ویژگی اصلی منابع مالی در اندوخته اضطراری قدرت نقدشوندگی بدون کاهش ارزش یا کاهش ناچیزی در ارزش آنها است.